In einfachArchiv lässt sich Ihr Dokumentenarchiv nicht nur über Ordner, Dokumententypen und Tags durchsuchen, sondern auch über eine leistungsstarke Suchfunktion mit Filtern und Operatoren. Hier erfahren Sie, wie Sie Teilwort-Suchen realisieren, welche Felder Sie für Filter und Sortierungen zur Verfügung haben und wie Sie mithilfe von Klammern und logischen Verknüpfungen (AND/OR) Ihre Trefferliste weiter optimieren.

1. Standard-Suche und Ganze Wörter

1. Ganze-Wort-Suche

   • Gibt der Nutzer z. B. Rechnung ein, findet einfachArchiv alle Dokumente, in denen genau das Wort „Rechnung“ auftaucht.

   • Eine Suche nach Rech liefert keine Treffer für „Rechnung“, da einfachArchiv standardmäßig nur ganze Wörter erkennt.

2. Wildcard für Teilwörter

   • Um Teilbegriffe zu finden, verwenden Sie das Stern-Symbol (*).

   • Beispiel: Rech* erfasst „Rechnung“, „Rechnungen“ usw.

   • Ohne * werden solche Teilworttreffer nicht gefunden.

2. Erweiterte Felder und Filterparameter

Sie können in einfachArchiv über das Suchfeld direkt nach bestimmten Feldern oder Subfeldern filtern. Hier eine Übersicht möglicher Parameter (inkl. Subfelder von information), die Sie in der Suche verwenden können. Geben Sie sie im Format feldname:Wert oder feldname:>Wert / feldname:<Wert etc. ein.

Subfelder von information

Tipp: Viele dieser Felder (z. B. sender, filename, type) sind vom Typ Keyword und berücksichtigen ohne * nur exakte Treffer.

3. Filter-Ausdrücke und Beispiele

1. Grundlegende Ausdrücke

   • date:>=2025-01-01 zeigt Dokumente ab 1. Januar 2025.

   • flow:incoming filtert alle eingehenden Dokumente (Absender extern).

   • type:"Gutschrift" sucht Dokumente vom Dokumententyp Gutschrift.

   • information.payment_due_date:<=2025-12-31 zeigt Dokumente, deren Fälligkeitsdatum bis Jahresende 2025 liegt.

2. Mehrere Filter kombinieren

   • Geben Sie Filterbegriffe hintereinander ein, um die Suche weiter einzugrenzen, z. B.:

     date:>=2025-01-01 flow:outgoing type:"Rechnung" 

     Die Suchergebnisse erfüllen alle genannten Bedingungen (UND-Verknüpfung).

3. Wildcard für Teilwort-Suchen

   • sender:Rech* sucht Absenderangaben, die mit „Rech“ beginnen.

   • tags:Proj* könnte Tags wie „Projekt A“ oder „ProjektX“ abdecken.

4. Klammern und logische Operatoren (AND/OR)

Sie können Suchbegriffe mit Klammern, AND oder OR verknüpfen:

1. OR-Beispiele

   • type:"Rechnung" OR type:"Mahnung"
     → Liefert Dokumente, die Rechnung oder Mahnung als Typ haben.

   • sender:FirmaX OR recipient:FirmaX
     → Findet Dokumente, in denen FirmaX entweder Absender oder Empfänger ist.

2. AND-Beispiele (Standard)

   • Einfach mehrere Parameter hintereinander:

     date:>=2025-01-01 date:<=2025-01-31 

     → Zeigt Dokumente zwischen 1. und 31. Januar 2025.

3. Klammern

   • (type:"Rechnung" OR type:"Mahnung") flow:incoming
     → Erstens Rechnung oder Mahnung und zweitens eingehend.

Hinweis: Die genaue Syntax kann je nach System leicht variieren. Achten Sie auf Anführungszeichen bei zusammengesetzten Wörtern (z. B. "Rechnung Kunden ABC").

5. Tipps & Best Practices

1. Teilworte mit *

   • Denken Sie an das *, wenn Sie nur einen Teil eines Wortes kennen (z. B. Rech* für „Rechnung“).

   • Ohne Wildcard durchsucht einfachArchiv nur ganze Wörter.

2. Mehrere Filter

   • Sie können z. B. type:"Vertrag" date:>=2025-01-01 locked_until:>2025-06-01 in einer Zeile eingeben, um Verträge ab Mitte 2025 zu finden, deren Sperrfrist noch läuft.

3. Suche in Subfeldern

   • Beispiel: information.email:"kunde@beispiel.de" oder information.payment_due_date:>2025-01-01.

   • Damit greifen Sie auf spezifische Metadaten zu.

4. OR-Verknüpfungen

   • Machen Sie Dokumente auffindbar, die entweder das eine oder das andere Merkmal besitzen.

6. Häufige Fragen

Werden Teilwortsuchen automatisch erkannt?
Nein. Standardmäßig werden nur exakte Wörter gefunden. Setzen Sie * (z. B. Rech*), wenn Sie Teilwörter matchen wollen.

Wie kombiniere ich mehrere Filter?
Hintereinanderschreiben, z. B.:

date:>=2025-01-01 date:<=2025-01-31 flow:incoming type:"Rechnung" 

= logisches UND.
Für logisches ODER verwenden Sie OR (z. B. type:"Mahnung" OR type:"Rechnung").

Ist die Suche ins OCR/Volltext integriert?
Ja. Das Feld text enthält den extrahierten Volltext, den Sie ebenfalls durchsuchen können (z. B. text:"Stichwort").

Dank dieser Suche-Funktionen in einfachArchiv finden Sie Dokumente schnell und gezielt – ob per Ganzwort-Suche, Wildcard, Teilfeldern wie information.xxx oder komplexen OR/AND-Verknüpfungen. Kombinieren Sie Filter wie Datum, Dokumenttyp und Sperrfrist, um selbst in großen Archiven mühelos das Passende zu entdecken.