✨ Highlights

• einfachArchiv unterstützt jetzt die direkte Integration von Microsoft Business Central. Dadurch ist ein direkter Import von Dokumenten aus BC nach einfachArchiv möglich.

✅ Verbesserungen

• Die Ladezeiten im Posteingang wurden verbessert, indem doppelte Einträge schneller erkannt werden.

• Die Zeilenumbrüche in exportierten Metadaten-CSV-Dateien wurden vereinheitlicht, um die Lesbarkeit und Verarbeitung zu verbessern.

• Die API-Antworten (Error Codes) bei API-Konflikten wurden verbessert, um Nutzern klarere Rückmeldungen zu bieten (409 Conflict).

• Benachrichtigungen zur Kontingentüberschreitung wurden erweitert und optimiert.

🐛 Fehlerbehebungen

• Die Verarbeitung von Dokumentenextraktionen wurde so erweitert, dass veraltete Extraktionen automatisch erneut versucht werden.

• Nach einer Netzwerkunterbrechung wird die Anmeldung zuverlässig wiederhergestellt, sodass Nutzer ohne erneutes Einloggen weiterarbeiten können.

• Manuelle CSV-Exporte zeigen jetzt vollständige Dokumentinformationen, sodass Nutzer alle Metadaten zuverlässig einsehen können.

✨ Highlights

• Die neue Funktion „Mögliche Duplikate vorhanden“ weist darauf hin, wenn bereits ein Dokument mit derselben Kombination aus Kontakt (Absender oder Empfänger), Typ und Nummer (z. B. Rechnungsnummer oder Gutschriftnummer) existiert.
• Der Dokumenttyp „Kontoauszüge“ unterstützt jetzt zusätzliche Metadaten: Anfangssaldo und Schlusssaldo. Damit lassen sich zum Beispiel automatisierte Buchhaltungsprozesse zur Kontenprüfung umsetzen.

✅ Verbesserungen

• Bei der einfachArchiv-Rechnungsadresse kann jetzt das Land angegeben werden. Es gibt keine Vorauswahl mehr auf Deutschland. Das ist besonders hilfreich für Kunden aus Österreich und der Schweiz.
• Der Schutz vor unerwünschten Spam-Anmeldungen bei einfachArchiv wurde deutlich verbessert, sodass sich nur echte Nutzer registrieren können.

🐛 Fehlerbehebungen

• Lange Betreffzeilen von importierten E-Mails werden jetzt vollständig erhalten.
• Lange Dateinamen bei der Datenextraktion werden jetzt korrekt verarbeitet.
• Fehlerhafte oder ungewöhnliche Datumsangaben in Dokumenten werden nun sicher erkannt und korrekt verarbeitet.
• Fehler bei der Anzeige von Vorschaubildern wurden behoben.
• Nach dem Hochladen einer neuen Version eines unarchivierten Dokuments bleibt die Archiv-Aktion sichtbar.
• Allgemeine Fehlerbehebungen.

✨ Highlights

• Outlook MSG-Dateien werden jetzt im bestehenden Upload-Prozess wie EML-Dateien mit Anhängen verarbeitet.

• MSG-Dateien lassen sich jetzt direkt im Browser ansehen.

• Nutzer können ihre bevorzugte Zoom-Stufe für PDFs speichern.

🌟 Neu

• Outlook MSG-Dateien können jetzt wie EML-Dateien hochgeladen und verarbeitet werden, inklusive zuverlässiger Extraktion von E-Mail-Anhängen, was die Archivierung unterschiedlicher E-Mail-Formate vereinfacht.

• Die Vorschau von MSG-Dokumenten öffnet sich nun direkt im Browser statt als Download, sodass Nutzer E-Mails bequem inline ansehen können.

• Jeder Nutzer kann seine bevorzugte Zoom-Einstellung für die PDF-Anzeige festlegen, die beim Öffnen von PDFs automatisch angewendet wird und so die tägliche Dokumentenprüfung komfortabler macht.

✨ Highlights

• Ordner und gesamte Ordner-Strukturen lassen sich jetzt einfach duplizieren.

• In der Suche können Nutzer ausgewählte Dokumente direkt per Massenaktion exportieren.

• Erinnerungen unterstützen nun wiederkehrende Intervalle und lassen sich sowohl mit als auch ohne Dokumentzuordnung komfortabel verwalten.

🌟 Neu

• Durch die neue Ordner duplizieren Funktionalität lassen sich Ordner-Vorlagen inklusive Unterordner gezielt kopieren. Platzhalter für Monat und Jahr ermöglichen individuelle Vorlagen, die eigens gewählte Zeiträume umfassen.

• Nutzer können Dokumente in der Suche jetzt direkt in großen Mengen exportieren. Der Dokumenten-Export ist nun auch möglich direkt über Kontakte, Dokumententypen und Tags.

• Erinnerungen unterstützen jetzt wiederkehrende Intervalle (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) und lassen sich mit oder ohne Dokumentzuordnung komfortabel verwalten.

✅ Verbesserungen

• Im Posteingang sind Duplikate sichtbar und können gezielt ausgewählt werden, wobei beim Massenlöschen immer mindestens ein Duplikat erhalten bleibt.

🐛 Fehlerbehebungen

• Die Synchronisation mit GetMyInvoices verwendet jetzt das korrekte Datumsformat.

• Bei tiefen Ordnerpfaden wurde teils ein verkürzter Pfad angezeigt. Dies wurde behoben, sodass jetzt der vollständige Pfad dargestellt wird.

• Synchronisationen mit dauerhaften Verbindungsfehlern bei Billomat werden nun automatisch deaktiviert und zeigen Grund sowie Zeitpunkt zur schnellen Fehlerbehebung an.

• Die Dokumentenextraktion verarbeitet nun fehlende oder ungültige Datumsangaben sicher (Fallback auf das heutige Datum), sodass Dokumente weiterhin normal geprüft und verarbeitet werden.

• Beim Speichern von Dokumenten werden doppelte Tags nun ignoriert, sodass Nutzer keine Fehler mehr bei mehrfach eingegebenen Tags erhalten.

• In der Kachelansicht ist in seltenen Fällen das Datum des Dokuments in die nächste Zeile gerutscht. Dies wurde jetzt behoben, sodass das Datum in einer Zeile bleibt.

✨ Highlights

• Die Zertifizierung von einfachArchiv ist jetzt auf dem aktuellsten Stand. Geprüft nach GoBD und IDW PS 880 mit der neuesten 2026er Zertifizierung garantiert weiterhin eine rechtssichere Archivierung Ihrer Dokumente.

• Mit dem neuen Feature “Quittungen in E-Mails ignorieren” werden keine PDF-Quittungen mehr in den Posteingang gelegt, sofern in der E-Mail auch eine Rechnungs-PDF existiert. Dies spart Zeit, da ein manuelles Löschen der PDF-Quittung dadurch nicht mehr notwendig ist.

✅ Verbesserungen

• Eine neue Einstellung ermöglicht es Teams, Quittungs-PDFs zu ignorieren, wenn gleichzeitig eine Rechnung im selben E-Mail-Anhang vorhanden ist, um doppelte Dokumente zu vermeiden. Sie können dieses Feature unter “Einstellungen” aktivieren.

• Beim Archivieren mehrerer Dokumente im Posteingang erscheint nun eine Warnmeldung, die auf die Sorgfaltspflicht hinweist und die sich pro Nutzer dauerhaft ausblenden lässt.

• Für elektronische Rechnungen im XML-Format wird im Dokumentenbereich ein Hinweis zur Einhaltung der E-Rechnungsanforderungen angezeigt.

🐛 Fehlerbehebungen

• Es ist jetzt möglich, Verknüpfungen von Dokumenten zu anderen Dokumenten auch dann zu lösen, wenn das Dokument bereits im Papierkorb liegt.

• Fehlende englische Übersetzungen in der Benutzeroberfläche wurden ergänzt, sodass englischsprachige Nutzer nun alle wichtigen Bezeichnungen und Optionen in ihrer Sprache sehen.

✨ Highlights

Neue Massenaktionen

• Dokumente in einen Ordner verschieben (direkt aus dem Posteingang per Mehrfachauswahl)

• Ausgewählte Dokumente exportieren (als ZIP, für Posteingang und Archiv)

Separate Export-Seite mit …

• asynchroner Export-Erstellung (Exports laufen im Hintergrund, ohne dass Sie warten müssen)

• Status-Übersicht (z. B. „in Arbeit“, „fertig“)

• Download-Möglichkeit, sobald der Export fertig ist

• Benachrichtigungen zum Exportstatus

• automatischer Löschung nach 14 Tagen (damit Exporte nicht dauerhaft liegen bleiben)

🌟 Neu

• Im Posteingang gibt es jetzt eine Massenaktion, mit der mehrere Dokumente gleichzeitig in einen Ordner verschoben werden können.

• Für selektierte Dokumente im Posteingang und Archiv wurde eine neue Funktion hinzugefügt, mit der diese gesammelt als ZIP exportiert werden können, inklusive Benachrichtigungen über den Exportstatus.

• Exporte werden jetzt asynchron erzeugt. Eine neue Übersichtsseite zeigt den Status und ermöglicht den Download der Exporte mit automatischer Löschung nach 14 Tagen.

✅ Verbesserungen

• Ein vollständiger Import aller Billomat-Dokumenttypen wurde integriert, inklusive PDF-Import, Zuordnung von Kontakten und Zahlungsinformationen.

• Die Synchronisation mit GetMyInvoices wurde auf die neue API-Version umgestellt, um den Import von Dokumenten weiterhin zuverlässig zu gewährleisten.

🐛 Fehlerbehebungen

• Beim Download von Dokumenten werden Sonderzeichen, wie Gedankenstriche, im Dateinamen bewahrt. Doppelte Leerzeichen im Dateinamen werden zu einem Leerzeichen reduziert.

• Der Login beim einfachArchiv Feedback-Portal (Featurebase Single Sign-On) funktioniert jetzt zuverlässig. Sie können sich mit Ihren einfachArchiv Zugangsdaten direkt im Feedback-Portal anmelden, ohne ein separates Konto zu erstellen.

✨ Highlights

• einfachArchiv ermöglicht jetzt den sicheren Transfer des Team-Eigentümers.

• Bei Einblendung der Betrags-Spalte in der Listenansicht wird eine Summenzeile am Ende der Liste angezeigt.

• Neue Teams starten standardmäßig mit dem Feature “Bilder in E-Mails ignorieren“ aktiviert.

🌟 Neu

• Die sichere Übergabe des Team-Eigentümers wurde eingeführt, um die Übertragung des Verantwortlichen zu erleichtern.

• In Listenansichten wird nun eine Summenzeile für Beträge angezeigt, die die Beträge der sichtbaren Dokumente zusammenfasst. Dabei werden die Summen verschiedener Währungen separat dargestellt.

• Bei neu gegründeten Teams werden jetzt standardmäßig keine Bilder (z.B. aus Signaturen) mehr als separate Dokumente angelegt (das Feature bleibt weiterhin deaktivierbar in den Einstellungen).

• In der Suchliste können jetzt mehrere Dokumente auch via Massenoperation ausgewählt und bearbeitet werden.

• Die Anmeldung für das Feedback-Portal wurde durch eine Single-Sign-On-Lösung mit Featurebase erweitert. Sie können sich jetzt mit Ihren einfachArchiv-Zugangsdaten im Feedback-Portal anmelden.

✅ Verbesserungen

• Die linke Seitenleiste mit eingebetteten XML-Dateien für PDF-Anhänge wurde standardmäßig ausgeblendet, damit Vorschauen übersichtlicher bleiben.

• Der Ladebereich in der Vorschau wurde mit zusätzlichem Abstand versehen, damit der Ladeindikator besser sichtbar ist.

• Generelle Verbesserungen an der Codebasis und Entwicklungsumgebung.

🐛 Fehlerbehebungen

• Zusätzliche reservierte Teamnamen wurden ergänzt, um Konflikte bei der Navigation zu vermeiden bzw. vorzubeugen.

• Die Ausrichtung der Gesamtbetrags-Zeile in der Suchliste wurde korrigiert, damit alle Werte richtig dargestellt werden.

• Generelle Fehlerbehebungen an der Codebasis.

In den letzten zwei Monaten haben wir vor allem das Teilen, die Uploads und die tägliche Arbeit in Listen und Dokumenten spürbar verbessert.

🌟 Highlights

🔗 Teilen per Link

Teilen Sie archivierte Dokumente ganz einfach über einen Link.

• Öffnen Sie ein archiviertes Dokument

• Klicken Sie oben in der Leiste auf das Teilen-Symbol

• Erstellen und kopieren Sie den Link

Optional können Sie:

• 🔒 ein Passwort setzen

• 🔁 den Link neu generieren

• ⛔ den Link deaktivieren

🗜️ ZIP-Uploads (mit Auswahl)

Wenn Sie eine ZIP-Datei hochladen, können Sie jetzt entscheiden, was passieren soll:

• 📂 ZIP entpacken (die enthaltenen Dateien werden als einzelne Dokumente übernommen)

• 🧾 ZIP als ZIP speichern (die Datei bleibt unverändert)

🧲 Drag-and-Drop

Ordnung schaffen geht jetzt schneller:

• Ziehen Sie Dokumente per Drag-and-Drop in einen Zielordner

• Ordner lassen sich ebenfalls per Ziehen verschieben

Verfügbar in:

• 📄 Listenansicht

• 🧱 Kachelansicht

👀 Listen-Vorschau

Mehr Überblick, weniger Klicks:

• Klicken Sie in der Listen- oder Suchansicht eine Zeile an

• Rechts öffnet sich eine Vorschau, ohne Seitenwechsel

🧰 Weitere Neuerungen

🧩 Massenaktionen & Bulk-Tagging

• Im Archiv (Listenansicht) können Sie mehrere Dokumente auswählen und anschließend:

  • 📁 gemeinsam verschieben

  • 🏷️ gemeinsam taggen

• Im Posteingang ist Bulk-Tagging ebenfalls möglich

• 🗑️ Beim Löschen mehrerer Dokumente fragen wir jetzt zusätzlich zur Sicherheit nach einer Bestätigung

🧱 Spaltenauswahl in der Liste

Passen Sie Ihre Listenansicht an Ihre Arbeitsweise an:

• Öffnen Sie oben in der Listenansicht „Spalten“

• Blenden Sie Spalten ein oder aus, z. B.:

  • Typ

  • Tags

  • Betrag

🔁 Zusammenführen von Kontakten, Tags & Typen

Bereinigen Sie doppelte Einträge, ohne manuell nacharbeiten zu müssen:

• Klicken Sie in der jeweiligen Liste beim Eintrag auf „Zusammenführen“ (Merge-Icon)

• Wählen Sie den Zieleintrag aus

👤 Kontakt-Filter (besseres Finden)

In der Kontakte-Liste stehen Ihnen mehrere schnelle Filter zur Verfügung:

• Nutzen Sie die Suche

• Verwenden Sie den A–Z-Filter

• Wählen Sie „#“ für Einträge, die mit Ziffern beginnen

⏭️ Dokument-Navigation

Arbeiten Sie Listen schneller ab:

• Nutzen Sie in der Dokument-Leiste „Vorheriges/Nächstes Dokument“

• So springen Sie direkt durch die aktuelle Liste, ohne zurückzugehen

🎯 Standard-Weiterleitung nach Archivierung

Sie entscheiden, was nach dem Archivieren passieren soll:

• Wählen Sie im Archivieren-Dropdown neben „Jetzt archivieren“ eine Standardaktion

• Oder legen Sie sie dauerhaft fest über „Standardweiterleitung ändern“

📌 Letzten Ablageort übernehmen

Wiederkehrende Ablage wird schneller:

• Klicken Sie in der Dokument-Sidebar beim Ordnerfeld auf das Wiederholen-Symbol

• Damit setzen Sie automatisch den zuletzt verwendeten Ablageort

🗓️ Aufbewahrung für bestehende Belege aktualisieren

Mehr Kontrolle bei Aufbewahrungsfristen:

• Aktivieren Sie beim Bearbeiten eines Typs die Option:

  • „Sperr- und Löschfristen für bestehende Belege aktualisieren“

• Wichtig:

  • Bestehende Fristen werden nur nach hinten verschoben (nie verkürzt)

📄 DOC/DOCX-Support

• Word-Dateien (.doc / .docx) lassen sich jetzt direkt in der Vorschau öffnen

✅ Verbessert

🧾 Export-Dateinamen

• Exporte liefern jetzt eindeutige, bereinigte Dateinamen

• Das reduziert Verwechslungen und erleichtert das Wiederfinden

🧷 Sidebar-Details

• Eine Dateityp-Badge erscheint direkt am Dokumenttitel

• Erinnerungen sind klarer farblich markiert:

  • ⏰ fällig (grün)

  • ⚠️ überfällig (rot)

🛒 Checkout-UX

• Das Gutschein-Feld ist im Checkout jetzt immer sichtbar

🌍 Team-Sprache

• Legen Sie die Team-Sprache unter Einstellungen → Sprache fest

• Darauf basieren u. a.:

  • Benachrichtigungen

  • E-Mail-Vorschau

  • Zahlenformate

🛠️ Behoben

📄 Dokumente

• Einzelne Tags werden gespeichert, auch wenn diese nicht zuvor bestätigt wurden

• Offene Änderungen in der Sidebar werden vor dem Archivieren sicher übernommen

🔐 Login & Navigation

• Weiterleitungen nach Login/2FA bleiben erhalten (Sie landen wieder dort, wo Sie zuvor waren)

• Die Rücknavigation innerhalb von Dokumenten ist verbessert

🧱 Stabilität & Zuverlässigkeit

• Exporte laufen robuster, auch bei speziellen Filter- und Suchkombinationen

• Mehrere seltene Fehler wurden behoben, die in Einzelfällen zu:

  • unerwarteten Fehlermeldungen,

  • unvollständigen Verknüpfungen oder

  • „hängenbleibenden“ Aktionen führen konnten
    (insgesamt sollte sich die Anwendung dadurch spürbar stabiler anfühlen)

📚 Doku & Technik

• Die API-Dokumentation wurde aktualisiert, u. a. mit:

  • ZIP-Upload-Option (Entpacken oder als ZIP speichern)

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