Follow new updates and improvements to einfachArchiv.
March 5th, 2025
Neue Features:
Partnersystem:
Jeder Benutzer erhält einen persönlichen Partnerlink, der im Account-Dropdown (rechts oben) zu finden ist.
Beim Klick auf den Link wird im Browser des potenziellen Kunden ein 90 Tage gültiger Cookie gesetzt.
Registriert sich der potenzielle Kunde innerhalb dieser Frist, wird er als erfolgreiche Empfehlung gutgeschrieben – jede erfolgreiche Empfehlung sichert Ihnen eine lebenslange 20%-Vergütung!
Einsicht und Verwaltung aller Partner-Gutschriften sowie der Partnerdaten im Partnerbereich.
Versand der Partner-Gutschriften am Monatsende, wahlweise an eine gesonderte, hinterlegte Partner-E-Mail-Adresse.
Automatische Auszahlung der Partner-Provisionen am letzten Tag des Monats auf das hinterlegte Bankkonto.
Benachrichtigungsfunktion: Aktivierung im Posteingang ermöglicht den Erhalt einer E-Mail bei neu hochgeladenen Dokumenten. Dabei wird berücksichtigt, dass keine Benachrichtigungen zu von Ihnen selbst übermittelten Dokumenten versandt werden. Zudem sorgt eine Cooldown-Periode von 200 Minuten dafür, dass Sie nicht mit Benachrichtigungen überflutet werden.
Anpassung der Sperrfrist: Aufbewahrungsfristen archivierter Dokumente können innerhalb der ersten 24 Stunden nach Archivierung geändert werden. Die neue Funktion steht ausschließlich Benutzern mit den Rollen „Super Archivar“, „Benutzerverwaltung“ und „Eigentümer“ zur Verfügung.
Verbesserungen & Optimierungen:
Mandantenabrechnung: Zentrale Mandanten-Rechnungen werden nun an die hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse des Hauptunternehmens gesendet.
Erhöhung des Limits bei Anhängen in weitergeleiteten E-Mails von 10 auf 25.
Anzeige der Uhrzeiten in allen Protokolleinträgen und bei allen Dokumentenversionen.
Dokumenten-Versionierung:
Upload neuer Versionen direkt im Posteingang möglich – ein vorheriges Archivieren entfällt.
Dokumentenbezogene Protokolle sind nun auch im Posteingang verfügbar.
Protokollierung: Vorher-Nachher-Werte bei Änderungen sowie systembezogene Änderungen (z. B. Firmen- und Feature-Anpassungen) werden jetzt aufgezeichnet.
Navigation:
Rechtsklick ermöglicht jetzt den direkten Wechsel in die Dokumente des jeweiligen Kontakts, Typs oder Tags.
Kopieren-Buttons wurden neben der persönlichen E-Mail-Adresse im Posteingang sowie neben dem Partnerlink im Partnerbereich eingeführt.
Spezielle Queue für die Erstellung von Dokumenten-Thumbnails eingeführt.
Nach dem Löschen von Unternehmen werden die Daten nun 90 Tage lang vorgehalten (statt wie bisher 30 Tage).
Löschvorgang für Unternehmen wurde optimiert: Erfordert nun die Eingabe des Eigentümer-Passworts, Angabe eines Löschgrundes und das Abhaken einer Checkliste.
Bugfixes:
XRechnung: Fehler in den einfachArchiv-Rechnungen behoben – die eingebettete XML-Datei ist nun korrekt formatiert.
Fehler beim Abschluss von Mandantentarifen korrigiert.
Fehler beim Einladen von Benutzern mit der neuen "Uploader"-Rolle behoben.
Timeout-Fehler beim Extrahieren von Dokumentdaten behoben.
Gutscheine: Bei ungültiger Einlösung wird jetzt eine aussagekräftige Fehlermeldung zurückgegeben.
Diese Version bringt zahlreiche Fehlerbehebungen, neue Funktionalitäten und Verbesserungen mit sich, um die Bedienung und Funktionalität von einfachArchiv weiter zu optimieren.
January 7th, 2025
(Umfasst alle Neuerungen der letzten drei Monate)
Herzlich willkommen zu unserem ersten Changelog-Eintrag! Hier erfahren Sie, welche neuen Funktionen, Verbesserungen und Bugfixes in den letzten drei Monaten zu einfachArchiv hinzugekommen sind.
Neuer Standard-Dokumententyp „Zeiterfassung“
Dieser Dokumententyp ist nun standardmäßig in allen Unternehmen angelegt und ermöglicht es, Zeiterfassungen als eigenen Dokumententyp zu verwalten.
Dynamisch generierte Dokumenttitel (optional in den Einstellungen aktivierbar)
Dokumenttitel werden automatisch generiert und sorgen so für mehr Übersicht und eine schnellere Auffindbarkeit.
KI-Integration für Datenextraktion über das ChatGPT 4o-mini-Modell (optional in den Einstellungen aktivierbar)
Ermöglicht eine präzisere Erkennung relevanter Informationen aus hochgeladenen Dokumenten.
Separate Loadlane- und Fastlane-Server für die Datenextraktion
Fastlane übernimmt die Extraktion von Dateien unter 3 MB.
Loadlane kümmert sich um Dateien über 3 MB, damit die Verarbeitung stabil und effizient bleibt.
Neuer 9-€-Team-Tarif mit 5.000 Dokumenten
Eine kostengünstige Variante für kleinere Teams.
Neue Enterprise-Tarife für 250.000 und 500.000 Dokumente
Für größere Unternehmen, die weiter skalieren möchten.
ERechnung-Support für einfachArchiv-Rechnungen
Elektronische Rechnungen werden nun direkt unterstützt.
Option „Tarif kündigen“
Unter „Einstellungen“ können Sie jetzt eigenständig einen Tarif kündigen.
Neue Rolle „Uploader“
Diese Rolle darf Dokumente hochladen, jedoch nicht archivieren.
Mandantenlösung
Ähnlich wie „Unternehmen“, jedoch mit zentraler Abrechnung über den Eigentümer-Account – ideal für Kanzleien, Verbände und andere Organisationen.
Extraktion von Absender und Empfänger
Nutzt nun eine Ähnlichkeitsprüfung statt einer genauen Übereinstimmung, was die Erkennung deutlich verbessert.
Rechnungs-E-Mail in den Einstellungen separiert
Erleichtert die Handhabung von Rechnungsvorgängen.
Übersichtlichere Darstellung der Tarife
Neue Tarifübersicht mit klaren Informationen zu Dokumentenkontingenten und Preisen.
Bessere Struktur der Einstellungen-Seite
Alle Optionen sind jetzt übersichtlicher gruppiert.
Feature-Einstellungen
Neue Kategorie für aktivierbare Funktionen (z. B. KI-Extraktion, intelligente Titel, Bilder in E-Mails ignorieren).
Wichtig: Bei neu angelegten Teams sind die KI-basierte Datenextraktion und das intelligente Umschreiben von Titeln standardmäßig aktiviert.
Optimierte Dropdown-Höhe
Gewährleistet eine bessere Bedienbarkeit auf verschiedenen Geräten.
Hilfe-Links im Account-Dropdown
Direkter und schneller Zugriff auf Support und Dokumentation.
Such-Filter
Das Deselektieren eines Filters benötigt jetzt nur noch einen Klick (zuvor waren manchmal zwei erforderlich).
Upload von JPG-Bildern
Ein Fehler beim Hochladen von Profil- und Unternehmensbildern wurde behoben.
Einladungs-E-Mail
Der 404-Fehler, der bei Doppelklick auf den Bestätigungslink auftrat, wurde behoben.
Bestätigungs-E-Mail
Auch hier ist der 404-Fehler bei Doppelklick nun behoben.
Datenextraktion größerer Dokumente
Die Extraktion läuft jetzt auch bei sehr großen Dateien stabil durch.
EML-Dateien – Vorschau-Unterstützung
HTML-Dateien – Vorschau-Unterstützung
XML-Dateien – Vorschau-Unterstützung
ERechnungen im UBL- und CII-Format – Vorschau/Visualisierung
HEIC und HEIF – Moderne Bildformate werden unterstützt
TXT-Dateien – Einfache Textdateien können verarbeitet und archiviert werden
Wir hoffen, dass Ihnen die neuen Funktionen und Verbesserungen gefallen. Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich gerne an uns. Viel Erfolg mit der aktuellen Version von einfachArchiv!