Ich möchte anfragen, ob für eine zukünftige Version die Möglichkeit vorgesehen ist, den Dateinamen beim Export von Dokumenten anhand frei definierbarer Variablen bzw. Platzhalter automatisch aufzubauen. Wünschenswert wäre beispielsweise die Definition eines festen Schemas wie: [Dokumentdatum]_[Dokumentnummer]_[Absender]_[Dokumentart] bzw. die Möglichkeit, aus den im DMS bereits vorhandenen Metadaten individuell ein entsprechendes Benennungsschema zusammenzustellen. Hintergrund ist, dass sich hierdurch beim Export größerer Dokumentenmengen ein einheitliches und systematisches Dateiabbild erzeugen ließe, ohne die Dateinamen anschließend manuell anpassen zu müssen. Gleichzeitig würde dies die Weiterverarbeitung, Archivierung und Zuordnung der exportierten Dokumente erheblich vereinfachen. Ist eine solche Funktion bereits geplant bzw. ist absehbar, ob die standardisierte Dateibenennung über Variablen in naher Zukunft umgesetzt werden soll?

M N about 3 hours ago

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Nachdem wir ein neues Unternehmen gegründet haben, lande ich nach jedem Login im alten Unternehmen (welches nicht mehr aktiv ist, d.h. keine neuen Belege mehr anfallen). Ich habe keine Möglichkeit gefunden, ein Unternehmen als Standard zu setzen. Das wäre tatsächlich eine sehr große Erleichterung, weil es im Moment sehr nervig ist, jedesmal daran zu denken, nach dem Login das Unternehmen zu switchen.

Daniel Bischoff 3 days ago

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Mir fehlt die Möglichkeit ein Dokument einfach per email an Externe Dienstleister zu versenden (also nicht per Link). Bestensfalls geht bei der AKtion das lokale Email Programm auf und das gewünschte Dokument wird als Anhang angehängt. Praxisbeispiel: Übergabe einer bereits im Einfacharchiv erfassten Rechnung an meine Online Buchhaltungssoftware (Sevdesk), um es dort zu verbuchen.

Martin Wahler 12 days ago

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Wenn Duplikate erkannt werden im Posteingang, dann ich aber "Nur Duplikate auswähle" um diese zu löschen, dann werden Dummerweise beide Duplikate ausgewählt - und eben auch das Original was ich behalten wollte gelöscht. Also: Wenn Duplikate ausschließlich Posteingang sind, soll er eine Version erhalten! Man könnte auch sagen: Vor jedem Löschvorgang einer Datei, nochmal prüfen ob es wirklich noch ein Duplikat ist, oder der Status mittlerweile erledigt ist. Und das ganze natürlich per UI schön erklären... 😎

Stefan Wisnewski 19 days ago

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Ich würde es super finden, wenn ich nach der Auswahl mehrerer Dokumente, diese über die unten auftauchende Leiste miteinandern verküpfen könnte.

Torsten Piotrowski about 1 month ago

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Mir passiert es nun fast täglich, dass ich nicht realisiere, dass ich im falschen Unternehmens-Profil bin, und Dokumente in das falsch hochlade. Es wäre gut, wenn oben rechts nicht nur der Nutzer, sondern auch das Unternehmen angezeigt wird, z.B. unter dem Nutzernamen.

Daniel Bischoff about 1 month ago

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Ich hatte gestern eine doofe Situation: Ich wollte die Template-Funktion testen und habe mit ihr (für ein neues Unternehmen) die komplette Ordner-Struktur erstellt. Danach ist mir eingefallen, dass ich sie eigentlich gerne anders hätte. Dieser Prozess dauert nun 30-60 Minuten, weil ich jeden Ordner einzeln löschen muss … Kurzum: Es wäre toll, wenn man Ordner mit beliebig vielen Unterordnern mit einem Klick löschen könnte, wenn sie keine Dateien, nur Ordner enthalten.

Daniel Bischoff about 2 months ago

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Ich archiviere regelmäßig Rechnungen, die in PDF sowie XML-Form vorliegen. Das System stuft dieses jedesmal als Duplikat ein. Vielleicht könnte man die Erkennung an der Stelle entschärfen. XML-Rechnungen sind heutzutage ja vorgeschrieben und sehr geläufig.

Daniel Bischoff about 2 months ago

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Hi, ich fände es cool wenn das System erkennt “Hey du hast fortlaufend jeden Monat eine Rechnung von Firma X. Aber jetzt fehlt für monat Z was. Ist es gekündigt oder vergessen?”

Stefan Wisnewski 6 months ago

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Ich würde es sehr gut finden, wenn man auch mehrere Kontakte auf einmal löschen könnte. Denn wenn wir z.B. eine größere Menge Amazon Rechnungen importieren und es werden sehr viele Rechnungsaussteller angelegt, die man nicht gebrauchen kann, wäre das eine sinnvolle Ergänzung.

Michael Steinbeck 6 months ago

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Von meiner Bank bekomme ich die Kontoauszüge jeweils nur als .zip-Datei im E-Mail-Anhang zugesandt. Es wäre praktisch, wenn diese automatisch entpackt werden würden - für manuelle Uploads ist das ja bereits möglich.

Daniel Bischoff 6 months ago

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Es kommt immer mal wieder vor, dass Duplikate in das Archiv geladen werden. Insbesondere bei einer Erstbeladung, wo teilweise aus verschiedenen Quellen Dokumente hochgeladen werden. Es wäre sehr hilfreich, wenn man alle Duplikate im Posteingang markieren könnte und entweder jeweils das Dokument im Posteingang löschen kann, oder sollten beide Duplikate gerade im Posteingang liegen, dann eines der beiden Duplikate gelöscht wird. Es sollte ausgeschlossen werden, dass beide Dokumente auf einmal per Massenlauf gelöscht werden können. Dies würde das Leben deutlich erleichtern, denn mit jedem Löschen eines Dokuments kommt man aktuell aus der Dokumentenansicht wieder zuück in die Posteingangsübersicht und muss dann erst wieder ein Dokument öffnen. Das ist bei der Archivierung vieler Dokumente ein wenig Zeitaufweng und nervig. Vielen Dank. Daniel Bingenheimer

Daniel Bingenheimer 7 months ago

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Ich habe aus Versehen ein Dokument archiviert und wollte es anschließend in den Papierkorb legen. Dabei habe ich folgende Beobachtung gemacht: 1. Auf der Detailseite vom Dokument gibt es diese Option nicht. Ich meine, dass es sie mal gegeben hat? 2. In der Datei-Übersicht kann ich das Dokument auswählen und unten auf die Massenoperation “In den Papierkorb legen” klicken, aber es passiert nichts. Es kommt auch keine Fehlermeldung.

Daniel Bischoff 7 months ago

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Je nach Service kann es vorkommen, dass man Receipt + Invoice in derselben E-Mail erhält. Es wäre praktisch, wenn man die Regel erstellen könnte, dass in solchen Fällen nur die Rechnung importiert wird.

Daniel Bischoff 7 months ago

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Wenn man ein Dokument zuerst in den Papierkorb legt und danach die Verknüpfung dazu entfernen möchte, passiert nichts. Es kommt auch keine Fehlermeldung. Man muss zuerst die Verknüpfung entfernen, bevor man es in den Papierkorb legt.

Daniel Bischoff 7 months ago

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Ich bin nicht sicher, ob es ein Bug ist, aber die Auswahl von Ordnern ist nicht möglich. In der Kopfzeile wird eine funktionslose Checkbox angezeigt, wenn man nur Ordner, aber keine Dateien in der Ansicht hat. Es wäre jedenfalls praktisch, wenn man Ordner auswählen und duplizieren könnte. Ich habe feste Ordnerstrukturen (mit Unterordnern) für jedes Jahr und jeden Monat, die ich im Moment regelmäßig manuell anlege. Es wäre toll, wenn ich stattdessen einfach ein Template duplizieren könnte.

Daniel Bischoff 7 months ago

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Mir ist aufgefallen, dass die Suche nach Namen bzw. Dokumentennamen nur funktioniert, wenn man ganze Wörter nutzt. Beispiel: Ich habe eine Rechnung von Mustermann Elektro UG (Sämtliche Metadaten sind befüllt). Wenn ich nun in der Suche nach “Mustermann” suche kommt solange KEIN Ergebnis bis ich “Mustermann” ausgeschrieben hatte. Erst dann zeigte es mir Dokumente von der Firma an. Als nächstes habe ich das gleiche Dokument mit der Rechnungsnummer gesucht. Das Dokument wurde wieder nicht gefunden. Stellte sich heraus, dass die Metadaten für die Rechnungsnummer falsch befüllt waren, die Rechnungsnummer im Dokument selbst jedoch “markierbar” war und somit auch für die Maschine lesbar gewesen wäre. Es deutet also daraufhin, dass die Suche AUSSCHLIEßLICH nach Metadaten sucht und nicht INNERHALB von Dokumenten sucht. Da ich aber hauptsächlich Stichwortsuche nutze, wäre es sehr wünschenswert wenn auch nach unvollständigen Wörtern innerhalb des Dokuments gesucht werden würde.

Stefan 8 months ago

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Bei vielen Dokumenten im Posteingang würde es die Bearbeitung sehr erleichtern, wenn man die Dokumente nach bereits erkannten Kontakten sortieren oder gruppieren könnte. Denn viele Dokumente der Kontakte sind doch gleichartig und können schneller geprüft werden, wenn Beispielsweise alle Rechnungen vom Lieferant XY hintereinander geprüft oder getaggt werden können, statt mal eine Rechnung, dann eine weitere, etc.

Daniel Bingenheimer 8 months ago

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Ich archiviere häufig mehrere Dokumente auf einmal, wie zum Beispiel Bankunterlagen oder mehrere Steuerunterlagen, wenn diese für viele Objekte von den Städten/Gemeinden eingehen. Da wäre es sehr praktisch, wenn man im Posteingang direkt mehrere Dokumente markieren kann und für alle markierten Dokumente die gleichen Tags vergeben kann. Danach könnte man diese dann auch alle gemeinsam archivieren, was als Funktion ja bereits verfügbar ist. Das würde viel zeit sparen, nicht erst in jedes Dokument einzeln herein klicken zu müssen.

Daniel Bingenheimer 8 months ago

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Es wäre sehr hilfreich, wenn man in der Dokumentenübersicht an den einzelnen Dokumenten schnell sehen könnte, wie dieses Dokument abgelegt ist, welchen Typ es hat und welche Tags es bekommen hat. So bekommt man viel schneller eine Übersicht und kann ggf. unterschiedlich getaggte und abgelegte Dokumente, die aber doch zusammengehören, entsprechend anpassen. Die Anzeige sollte sowohl in der Liste als auch in der Kachelansicht zu sehen sein.

Christian Wadsack about 1 year ago

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