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Standardisierte Dateibenennung beim Export mittels Variablen

Feature Request

Ich möchte anfragen, ob für eine zukünftige Version die Möglichkeit vorgesehen ist, den Dateinamen beim Export von Dokumenten anhand frei definierbarer Variablen bzw. Platzhalter automatisch aufzubauen.

Wünschenswert wäre beispielsweise die Definition eines festen Schemas wie:

[Dokumentdatum]_[Dokumentnummer]_[Absender]_[Dokumentart]

bzw. die Möglichkeit, aus den im DMS bereits vorhandenen Metadaten individuell ein entsprechendes Benennungsschema zusammenzustellen.

Hintergrund ist, dass sich hierdurch beim Export größerer Dokumentenmengen ein einheitliches und systematisches Dateiabbild erzeugen ließe, ohne die Dateinamen anschließend manuell anpassen zu müssen. Gleichzeitig würde dies die Weiterverarbeitung, Archivierung und Zuordnung der exportierten Dokumente erheblich vereinfachen.

Ist eine solche Funktion bereits geplant bzw. ist absehbar, ob die standardisierte Dateibenennung über Variablen in naher Zukunft umgesetzt werden soll?

Posted by M N ·
1 comment

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Comments1

  • Philip Günther

    Team•

    Sep 5

    Vielen Dank für Ihren Vorschlag!

    Beim Export verwenden wir bereits den in einfachArchiv hinterlegten Dokumenttitel als Dateinamen. Diesen Zusammenhang möchten wir gerne beibehalten, damit ein Dokument im Archiv und nach dem Export unter demselben Namen wiederzufinden ist.

    Ihre Anregung bringt uns deshalb auf einen etwas anderen Ansatz: ein individuell festlegbares Schema für die automatische Titelvergabe direkt in einfachArchiv, beispielsweise aus Dokumentdatum, Dokumentnummer, Absender und Dokumentart. So wären die Dokumente bereits im Archiv nach Ihrem gewünschten Schema benannt und würden beim Export genau diese Namen behalten.

    Würde dieser Ansatz Ihren Arbeitsablauf ebenfalls unterstützen?

    Zusätzlich enthält jeder ZIP-Export eine Metadaten-CSV mit den Dokumentinformationen und den zugehörigen Exportdateinamen. Falls Sie außerhalb von einfachArchiv eine andere Benennung benötigen, könnte diese Datei auch als Grundlage dienen, um die Dokumente nach dem Export automatisiert nach Ihrem gewünschten Schema umzubenennen.