Änderungsprotokoll

In den letzten zwei Monaten haben wir vor allem das Teilen, die Uploads und die tägliche Arbeit in Listen und Dokumenten spürbar verbessert.

🌟 Highlights

🔗 Teilen per Link

Teilen Sie archivierte Dokumente ganz einfach über einen Link.

• Öffnen Sie ein archiviertes Dokument

• Klicken Sie oben in der Leiste auf das Teilen-Symbol

• Erstellen und kopieren Sie den Link

Optional können Sie:

• 🔒 ein Passwort setzen

• 🔁 den Link neu generieren

• ⛔ den Link deaktivieren

🗜️ ZIP-Uploads (mit Auswahl)

Wenn Sie eine ZIP-Datei hochladen, können Sie jetzt entscheiden, was passieren soll:

• 📂 ZIP entpacken (die enthaltenen Dateien werden als einzelne Dokumente übernommen)

• 🧾 ZIP als ZIP speichern (die Datei bleibt unverändert)

🧲 Drag-and-Drop

Ordnung schaffen geht jetzt schneller:

• Ziehen Sie Dokumente per Drag-and-Drop in einen Zielordner

• Ordner lassen sich ebenfalls per Ziehen verschieben

Verfügbar in:

• 📄 Listenansicht

• 🧱 Kachelansicht

👀 Listen-Vorschau

Mehr Überblick, weniger Klicks:

• Klicken Sie in der Listen- oder Suchansicht eine Zeile an

• Rechts öffnet sich eine Vorschau, ohne Seitenwechsel

🧰 Weitere Neuerungen

🧩 Massenaktionen & Bulk-Tagging

• Im Archiv (Listenansicht) können Sie mehrere Dokumente auswählen und anschließend:

  • 📁 gemeinsam verschieben

  • 🏷️ gemeinsam taggen

• Im Posteingang ist Bulk-Tagging ebenfalls möglich

• 🗑️ Beim Löschen mehrerer Dokumente fragen wir jetzt zusätzlich zur Sicherheit nach einer Bestätigung

🧱 Spaltenauswahl in der Liste

Passen Sie Ihre Listenansicht an Ihre Arbeitsweise an:

• Öffnen Sie oben in der Listenansicht „Spalten“

• Blenden Sie Spalten ein oder aus, z. B.:

  • Typ

  • Tags

  • Betrag

🔁 Zusammenführen von Kontakten, Tags & Typen

Bereinigen Sie doppelte Einträge, ohne manuell nacharbeiten zu müssen:

• Klicken Sie in der jeweiligen Liste beim Eintrag auf „Zusammenführen“ (Merge-Icon)

• Wählen Sie den Zieleintrag aus

👤 Kontakt-Filter (besseres Finden)

In der Kontakte-Liste stehen Ihnen mehrere schnelle Filter zur Verfügung:

• Nutzen Sie die Suche

• Verwenden Sie den A–Z-Filter

• Wählen Sie „#“ für Einträge, die mit Ziffern beginnen

⏭️ Dokument-Navigation

Arbeiten Sie Listen schneller ab:

• Nutzen Sie in der Dokument-Leiste „Vorheriges/Nächstes Dokument“

• So springen Sie direkt durch die aktuelle Liste, ohne zurückzugehen

🎯 Standard-Weiterleitung nach Archivierung

Sie entscheiden, was nach dem Archivieren passieren soll:

• Wählen Sie im Archivieren-Dropdown neben „Jetzt archivieren“ eine Standardaktion

• Oder legen Sie sie dauerhaft fest über „Standardweiterleitung ändern“

📌 Letzten Ablageort übernehmen

Wiederkehrende Ablage wird schneller:

• Klicken Sie in der Dokument-Sidebar beim Ordnerfeld auf das Wiederholen-Symbol

• Damit setzen Sie automatisch den zuletzt verwendeten Ablageort

🗓️ Aufbewahrung für bestehende Belege aktualisieren

Mehr Kontrolle bei Aufbewahrungsfristen:

• Aktivieren Sie beim Bearbeiten eines Typs die Option:

  • „Sperr- und Löschfristen für bestehende Belege aktualisieren“

• Wichtig:

  • Bestehende Fristen werden nur nach hinten verschoben (nie verkürzt)

📄 DOC/DOCX-Support

• Word-Dateien (.doc / .docx) lassen sich jetzt direkt in der Vorschau öffnen

✅ Verbessert

🧾 Export-Dateinamen

• Exporte liefern jetzt eindeutige, bereinigte Dateinamen

• Das reduziert Verwechslungen und erleichtert das Wiederfinden

🧷 Sidebar-Details

• Eine Dateityp-Badge erscheint direkt am Dokumenttitel

• Erinnerungen sind klarer farblich markiert:

  • ⏰ fällig (grün)

  • ⚠️ überfällig (rot)

🛒 Checkout-UX

• Das Gutschein-Feld ist im Checkout jetzt immer sichtbar

🌍 Team-Sprache

• Legen Sie die Team-Sprache unter Einstellungen → Sprache fest

• Darauf basieren u. a.:

  • Benachrichtigungen

  • E-Mail-Vorschau

  • Zahlenformate

🛠️ Behoben

📄 Dokumente

• Einzelne Tags werden gespeichert, auch wenn diese nicht zuvor bestätigt wurden

• Offene Änderungen in der Sidebar werden vor dem Archivieren sicher übernommen

🔐 Login & Navigation

• Weiterleitungen nach Login/2FA bleiben erhalten (Sie landen wieder dort, wo Sie zuvor waren)

• Die Rücknavigation innerhalb von Dokumenten ist verbessert

🧱 Stabilität & Zuverlässigkeit

• Exporte laufen robuster, auch bei speziellen Filter- und Suchkombinationen

• Mehrere seltene Fehler wurden behoben, die in Einzelfällen zu:

  • unerwarteten Fehlermeldungen,

  • unvollständigen Verknüpfungen oder

  • „hängenbleibenden“ Aktionen führen konnten
    (insgesamt sollte sich die Anwendung dadurch spürbar stabiler anfühlen)

📚 Doku & Technik

• Die API-Dokumentation wurde aktualisiert, u. a. mit:

  • ZIP-Upload-Option (Entpacken oder als ZIP speichern)

  • cost_center

✨ Neu

Massenoperationen im Posteingang

• Alle auswählen: Sie können nun mit einem Klick alle Dokumente auswählen – entweder

  • nur die aktuell angezeigten im Posteingang oder

  • alle vorhandenen Dokumente im Posteingang.

• Ideal für schnelles Archivieren oder Verschieben in den Papierkorb in größeren Mengen.

“Bald im Papierkorb” (Löschliste)

• Neuer Bereich, der archivierte Dokumente zeigt, die gemäß Ihren Löschregeln in den nächsten 90 Tagen automatisch in den Papierkorb verschoben werden.

• Benachrichtigungen: Optionaler E-Mail-Reminder alle zwei Wochen, sofern es Dokumente gibt, die innerhalb der nächsten 14 Tage in den Papierkorb wandern.
  Aktivierung direkt in Bald im Papierkorb über das Glocke-Symbol.

• API: Die “Bald im Papierkorb”-Liste ist ebenfalls über einen neuen API-Endpunkt abrufbar.

Webhooks (Entwickler-Feature)

• Echtzeit-Integrationen mit externen Systemen. Aktuell verfügbare Events:

  1. Dokument im Posteingang eingegangen

  2. Dokument analysiert (Datenextraktion abgeschlossen)

  3. Dokument archiviert

• Konfiguration erfolgt unter dem Menüpunkt Entwickler (API).

• Optionales Secret zur Signierung – zur Verifikation eingehender Webhook-Anfragen.

🧠 UX & Sicherheit

Datumswarnung beim Archivieren

• Liegt das Dokumentdatum ungewöhnlich weit in der Vergangenheit und würde ein sofortiges Archivieren es direkt in den Papierkorb verschieben, erscheint nun ein Bestätigungs-Modal mit klarer Warnung und Rückfrage.

🧩 API-Erweiterungen

• Neue Massenoperations-Endpunkte:

  • Dokumente aus dem Posteingang archivieren

  • Dokumente aus dem Posteingang in den Papierkorb legen

• Zusätzlich: API-Endpunkt für Bald im Papierkorb (siehe oben).

Hinweis: Die genauen Pfade und Parameter finden Sie in der API-Dokumentation.

🛠️ Behoben

• Rechte & Sichtbarkeit: Nutzer mit Rolle Archivar sahen fälschlicherweise den Plus-Button zum Anlegen neuer Dokumententypen.
  Der Button wird nun korrekt ausgeblendet, da diese Rolle keine Berechtigung zum Erstellen von Dokumententypen besitzt.

Wenn Sie Feedback haben oder etwas nicht wie erwartet funktioniert, lassen Sie es uns wissen – wir bauen einfachArchiv kontinuierlich anhand Ihres Inputs weiter aus. 🚀

🎉 Neu

• KI erkennt benutzerdefinierte Dokumententypen: Custom Types werden jetzt automatisch per KI-Analyse erkannt und korrekt zugeordnet – kein Fallback mehr auf „Sonstiges“.

• Permalinks für Dokumente: Jedes Dokument hat nun einen stabilen, dauerhaft gültigen Link.

• Postman Collection: Unsere API-Dokumentation enthält jetzt eine Postman Collection für einfacheres Testen & Onboarding.

• Feld „Kostenstelle“: Neues Feld in den Dokumentinformationen für Rechnung, Gutschrift, Mahnung, Lohnabrechnung, Vertrag, Steuerbescheid, Zeiterfassung.

• Type-Ahead im Suchfeld: Direktvorschläge für gezielte Suchbegriffe (z. B. Datumsfelder, Kostenstelle) — ohne in der Doku nachschlagen zu müssen.

• Zusatz-Storage: Neben AWS S3 werden alle Dateien nun spiegelnd in den Hetzner Object Storage übertragen.

✨ Verbesserungen

• Login-Weiterleitung: Aufgerufene URLs werden nach dem Login automatisch angesteuert – kein erneutes Eingeben oder Navigieren nötig.

• Zurück-Button in der Dokumentenansicht: Funktioniert jetzt zuverlässig auch beim Direktaufruf; führt je nach Ursprung in den Posteingang, ins Archiv oder in den Papierkorb.

• E-Rechnungs-Support erweitert: Von einfachArchiv versandte Rechnungen sind nun noch konformer, sodass gängige E-Rechnungs-Validatoren (z. B. Mustang) zufrieden sind.

• Listenansicht (Archiv): Neue Spalte „Betrag“ zeigt – sofern vorhanden – den in den Informationen hinterlegten Betrag.

• Partnerschaften / Auszahlungen: Bei fälliger Partnerprovision erhalten Nutzer ohne hinterlegte IBAN eine Erinnerungs-E-Mail. Nach dem Eintragen der IBAN erfolgt die Auszahlung am Folgetag.

• Suche mit Slashes: Suchbegriffe mit „/“ werden nun ohne Anführungszeichen korrekt erkannt.

🐞 Behoben

• E-Mail-Verarbeitung: Eingehende E-Mails werden verlässlich als UTF-8 kodiert und korrekt verarbeitet.

Hinzugefügt

• Massenoperationen im Posteingang
  Dokumente lassen sich nun gesammelt archivieren oder löschen – ideal für eine schnelle Inbox-Zero.

Verbessert

• Automatische Dokumentbenennung

  • Die Rechtsform „GmbH & Co. KG“ wird jetzt konsequent aus dem Dokumententitel entfernt.

  • Firmennamen werden nicht mehr abgeschnitten, wenn sie mit einer Rechtsform identisch enden.

  • Alternative Schreibweisen von Rechtsformen mit abschließendem Punkt (z. B. „GmbH.“) werden ebenfalls zuverlässig entfernt.

Behoben

• WebSocket-Events
  Bei Accounts mit > 10 Teams konnten Nachrichten aufgrund übergroßer Payloads verloren gehen. Die Paketgröße wurde optimiert, alle Events kommen jetzt wieder an.

• E-Mail-Weiterleitungen
  Wurden mehr als 20 Anhänge weitergeleitet, wurden zusätzliche Dateien nicht verarbeitet. Der Fix akzeptiert nun zuverlässig bis zu den üblichen 25 Dokumenten pro E-Mail.

Unser Mai-Release liefert drei sehnlich erwartete Highlights – Drag-&-Drop-Upload direkt in den Posteingang, eine lücken­lose E-Mail-Historie pro Dokument und das neue Stapel-System zum schnellen Verknüpfen zusammen­gehöriger Unter­lagen. Dazu kommen mehr Dateiformate, verbesserte Metafelder, API-Erweiterungen und zahlreiche Bugfixes, die den täglichen Workflow deutlich flüssiger machen.

🚀 Große Features

Neue Funktionen & Verbesserungen

Upload- & Posteingang

• Datei-Input wird nach Upload geleert – ermöglicht Sofort-Wiederholungen oder Mehrfach-Uploads derselben Datei ohne manuelles Zurücksetzen.

• Alle Dateiformate per persönlicher E-Mail akzeptiert – keine Blockliste mehr; perfekt für gemischte Scans und exotische Formate.

• Ignorieren von .p7s-Signaturen – digitale SMIME-Signaturen werden verworfen, da sie inhaltlich keinen Mehrwert bieten.

• Bilder in reinen Bilder-E-Mails können – sofern das Feature „Bilder in E-Mails ignorieren“ aktiv ist – nun trotzdem archiviert werden; Bilder erscheinen eingebettet.

• Upload via Drag & Drop im Posteingang.

Dokumente & Metadaten

• Zeitraumsbeginn / Zeitraumsende als neue Metafelder – ideal für Lohnabrechnungen oder Kontoauszüge.

• Dateiname nicht mehr Pflicht – bleibt das Feld leer, wird automatisch der Originalname übernommen.

• Intelligente Titel-Umschreibung live – Titel reagieren sofort auf geänderte Metadaten; baut auf der optionalen Auto-Titel-Funktion des Januar-Releases auf.

API & Entwickler

• Neue “Stacks”-Endpunkte zum Anlegen, Auflisten und Gruppieren von Dokumenten.

• Upload- & Metadata-Requests in der API-Dokumentation enthalten jetzt vollständige Feldlisten.

• Emails-Endpunkte ergänzen die API – E-Mails und Anhänge lassen sich programmatisch abrufen.

• Beispielwerte in allen Request-Beispielen korrigiert – weniger Rätselraten beim Testen.

System & Infrastruktur

• MySQL LongText für E-Mail-Bodies – unterstützt Inhalte bis 4 GB und verhindert Trunkierung großer Inline-Bilder.

• Neue Dateiformate EDI & IDOC samt Vorschau – ergänzen die im Januar hinzugefügten Formate HEIC, XML, TXT usw.

• Web-URLs ohne Protokoll akzeptiert – das “https://” kann entfallen.

• Protokoll-Reihenfolge stabilisiert – identische Zeitstempel erscheinen nun chronologisch korrekt.

Bugfixes

• Fehlermeldung „Fehlendes Dokument” listet jetzt die konkreten Dateien plus E-Mail-Betreff & -Datum.

• „E-Mail ohne Inhalt” wird erkannt und gemeldet, inkl. Betreff & Datum.

• Mime-Type-Fallback: unbekannte Typen erhalten die Dateierweiterung als Ersatz.

• Diverse kleinere Korrekturen in der API-Dokumentation (Filterbeispiele, Parameter-Typen).

Vielen Dank fürs Feedback und viel Spaß mit den neuen Funktionen!

Neue Features:

• Partnersystem:

  • Jeder Benutzer erhält einen persönlichen Partnerlink, der im Account-Dropdown (rechts oben) zu finden ist.

  • Beim Klick auf den Link wird im Browser des potenziellen Kunden ein 90 Tage gültiger Cookie gesetzt.

  • Registriert sich der potenzielle Kunde innerhalb dieser Frist, wird er als erfolgreiche Empfehlung gutgeschrieben – jede erfolgreiche Empfehlung sichert Ihnen eine lebenslange 20%-Vergütung!

  • Einsicht und Verwaltung aller Partner-Gutschriften sowie der Partnerdaten im Partnerbereich.

  • Versand der Partner-Gutschriften am Monatsende, wahlweise an eine gesonderte, hinterlegte Partner-E-Mail-Adresse.

  • Automatische Auszahlung der Partner-Provisionen am letzten Tag des Monats auf das hinterlegte Bankkonto.

• Benachrichtigungsfunktion: Aktivierung im Posteingang ermöglicht den Erhalt einer E-Mail bei neu hochgeladenen Dokumenten. Dabei wird berücksichtigt, dass keine Benachrichtigungen zu von Ihnen selbst übermittelten Dokumenten versandt werden. Zudem sorgt eine Cooldown-Periode von 200 Minuten dafür, dass Sie nicht mit Benachrichtigungen überflutet werden.

• Anpassung der Sperrfrist: Aufbewahrungsfristen archivierter Dokumente können innerhalb der ersten 24 Stunden nach Archivierung geändert werden. Die neue Funktion steht ausschließlich Benutzern mit den Rollen „Super Archivar“, „Benutzerverwaltung“ und „Eigentümer“ zur Verfügung.

Verbesserungen & Optimierungen:

• Mandantenabrechnung: Zentrale Mandanten-Rechnungen werden nun an die hinterlegte Rechnungs-E-Mail-Adresse des Hauptunternehmens gesendet.

• Erhöhung des Limits bei Anhängen in weitergeleiteten E-Mails von 10 auf 25.

• Anzeige der Uhrzeiten in allen Protokolleinträgen und bei allen Dokumentenversionen.

• Dokumenten-Versionierung:

  • Upload neuer Versionen direkt im Posteingang möglich – ein vorheriges Archivieren entfällt.

  • Dokumentenbezogene Protokolle sind nun auch im Posteingang verfügbar.

• Protokollierung: Vorher-Nachher-Werte bei Änderungen sowie systembezogene Änderungen (z. B. Firmen- und Feature-Anpassungen) werden jetzt aufgezeichnet.

• Navigation:

  • Rechtsklick ermöglicht jetzt den direkten Wechsel in die Dokumente des jeweiligen Kontakts, Typs oder Tags.

  • Kopieren-Buttons wurden neben der persönlichen E-Mail-Adresse im Posteingang sowie neben dem Partnerlink im Partnerbereich eingeführt.

• Spezielle Queue für die Erstellung von Dokumenten-Thumbnails eingeführt.

• Nach dem Löschen von Unternehmen werden die Daten nun 90 Tage lang vorgehalten (statt wie bisher 30 Tage).

• Löschvorgang für Unternehmen wurde optimiert: Erfordert nun die Eingabe des Eigentümer-Passworts, Angabe eines Löschgrundes und das Abhaken einer Checkliste.

Bugfixes:

• XRechnung: Fehler in den einfachArchiv-Rechnungen behoben – die eingebettete XML-Datei ist nun korrekt formatiert.

• Fehler beim Abschluss von Mandantentarifen korrigiert.

• Fehler beim Einladen von Benutzern mit der neuen "Uploader"-Rolle behoben.

• Timeout-Fehler beim Extrahieren von Dokumentdaten behoben.

• Gutscheine: Bei ungültiger Einlösung wird jetzt eine aussagekräftige Fehlermeldung zurückgegeben.

Diese Version bringt zahlreiche Fehlerbehebungen, neue Funktionalitäten und Verbesserungen mit sich, um die Bedienung und Funktionalität von einfachArchiv weiter zu optimieren.

(Umfasst alle Neuerungen der letzten drei Monate)

Herzlich willkommen zu unserem ersten Changelog-Eintrag! Hier erfahren Sie, welche neuen Funktionen, Verbesserungen und Bugfixes in den letzten drei Monaten zu einfachArchiv hinzugekommen sind.

Neue Funktionen und Features

• Neuer Standard-Dokumententyp „Zeiterfassung“
  Dieser Dokumententyp ist nun standardmäßig in allen Unternehmen angelegt und ermöglicht es, Zeiterfassungen als eigenen Dokumententyp zu verwalten.

• Dynamisch generierte Dokumenttitel (optional in den Einstellungen aktivierbar)
  Dokumenttitel werden automatisch generiert und sorgen so für mehr Übersicht und eine schnellere Auffindbarkeit.

• KI-Integration für Datenextraktion über das ChatGPT 4o-mini-Modell (optional in den Einstellungen aktivierbar)
  Ermöglicht eine präzisere Erkennung relevanter Informationen aus hochgeladenen Dokumenten.

• Separate Loadlane- und Fastlane-Server für die Datenextraktion

  • Fastlane übernimmt die Extraktion von Dateien unter 3 MB.

  • Loadlane kümmert sich um Dateien über 3 MB, damit die Verarbeitung stabil und effizient bleibt.

• Neuer 9-€-Team-Tarif mit 5.000 Dokumenten
  Eine kostengünstige Variante für kleinere Teams.

• Neue Enterprise-Tarife für 250.000 und 500.000 Dokumente
  Für größere Unternehmen, die weiter skalieren möchten.

• ERechnung-Support für einfachArchiv-Rechnungen
  Elektronische Rechnungen werden nun direkt unterstützt.

• Option „Tarif kündigen“
  Unter „Einstellungen“ können Sie jetzt eigenständig einen Tarif kündigen.

• Neue Rolle „Uploader“
  Diese Rolle darf Dokumente hochladen, jedoch nicht archivieren.

• Mandantenlösung
  Ähnlich wie „Unternehmen“, jedoch mit zentraler Abrechnung über den Eigentümer-Account – ideal für Kanzleien, Verbände und andere Organisationen.

Verbesserungen

• Extraktion von Absender und Empfänger
  Nutzt nun eine Ähnlichkeitsprüfung statt einer genauen Übereinstimmung, was die Erkennung deutlich verbessert.

• Rechnungs-E-Mail in den Einstellungen separiert
  Erleichtert die Handhabung von Rechnungsvorgängen.

• Übersichtlichere Darstellung der Tarife
  Neue Tarifübersicht mit klaren Informationen zu Dokumentenkontingenten und Preisen.

• Bessere Struktur der Einstellungen-Seite
  Alle Optionen sind jetzt übersichtlicher gruppiert.

• Feature-Einstellungen
  Neue Kategorie für aktivierbare Funktionen (z. B. KI-Extraktion, intelligente Titel, Bilder in E-Mails ignorieren).

  • Wichtig: Bei neu angelegten Teams sind die KI-basierte Datenextraktion und das intelligente Umschreiben von Titeln standardmäßig aktiviert.

• Optimierte Dropdown-Höhe
  Gewährleistet eine bessere Bedienbarkeit auf verschiedenen Geräten.

• Hilfe-Links im Account-Dropdown
  Direkter und schneller Zugriff auf Support und Dokumentation.

Bugfixes

• Such-Filter
  Das Deselektieren eines Filters benötigt jetzt nur noch einen Klick (zuvor waren manchmal zwei erforderlich).

• Upload von JPG-Bildern
  Ein Fehler beim Hochladen von Profil- und Unternehmensbildern wurde behoben.

• Einladungs-E-Mail
  Der 404-Fehler, der bei Doppelklick auf den Bestätigungslink auftrat, wurde behoben.

• Bestätigungs-E-Mail
  Auch hier ist der 404-Fehler bei Doppelklick nun behoben.

• Datenextraktion größerer Dokumente
  Die Extraktion läuft jetzt auch bei sehr großen Dateien stabil durch.

Weitere Datei-Unterstützung

• EML-Dateien – Vorschau-Unterstützung

• HTML-Dateien – Vorschau-Unterstützung

• XML-Dateien – Vorschau-Unterstützung

• ERechnungen im UBL- und CII-Format – Vorschau/Visualisierung

• HEIC und HEIF – Moderne Bildformate werden unterstützt

• TXT-Dateien – Einfache Textdateien können verarbeitet und archiviert werden

Wir hoffen, dass Ihnen die neuen Funktionen und Verbesserungen gefallen. Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich gerne an uns. Viel Erfolg mit der aktuellen Version von einfachArchiv!