✨ Highlights

• Die KI-Verarbeitung von Dokumenten wurde auf eine neue Schnittstelle (exdata.app) umgestellt, die unter anderem das direkte Auslesen von Steuerinformationen ermöglicht. Wir haben aktiv an der Entwicklung von exdata mitgewirkt, wodurch der Service speziell auf die Dokumentenextraktion zugeschnitten ist.

• Neue Dokumentinformationen wie erweiterte Absender- und Empfängerdaten sowie umfangreiche Steuerinformationen können jetzt pro Dokument hinterlegt und bearbeitet werden.

• Archivierte Videos lassen sich nun direkt in einfachArchiv abspielen, mit automatisch erstellten Vorschaubildern.

✅ Verbesserungen

• Die Dokumentation zur Metadaten-API wurde erweitert und präzisiert, um die neuen Dokumentfelder aufzunehmen. Die Rückwärtskompatibilität bleibt erhalten.

• Steuerinformationen werden jetzt automatisch ausgelesen und sind in der Seitenleiste bearbeitbar. Dies erleichtert insbesondere die Weiterverarbeitung von Dokumenten in Buchhaltungsprogrammen.

• Nutzer, die bisher keine KI-Extraktion verwenden, werden nun per E-Mail daran erinnert, diese zu aktivieren.

🐛 Fehlerbehebungen

• Behebung eines Abrechnungsfehlers.

• Behebung kleinerer Grafikfehler.

✨ Highlights

• Fehlende wiederkehrende Rechnungen automatisch erkennen: einfachArchiv erkennt nun regelmäßig eingehende Rechnungen und weist Sie darauf hin, wenn ein erwartetes Dokument fehlt. Die betroffenen Rechnungen werden dauerhaft im neuen Bereich „Fehlende Rechnungen“ angezeigt.

• Dokumente direkt aus der Listenansicht verknüpfen: Im Posteingang und im Archiv können mehrere zusammengehörige Dokumente jetzt unmittelbar aus der Listenansicht zu einem Stapel zusammengefasst werden.

• Kontakte gesammelt löschen: Mehrere Kontakte lassen sich nun gleichzeitig auswählen und löschen. Dadurch können Adressdaten schneller bereinigt und verwaltet werden.

🌟 Neu

• Neuer Bereich „Fehlende Rechnungen“: Wiederkehrende Rechnungen werden automatisch erkannt. Fehlt eine erwartete Rechnung, wird sie dauerhaft als fehlend angezeigt, bis die Abrechnungslücke geschlossen wurde.

• Stapelbildung in der Listenansicht: Dokumente können im Posteingang und im Archiv direkt aus der jeweiligen Listenansicht zu einem Stapel verknüpft werden.

• Mehrfachauswahl für Kontakte: Mehrere Kontakte können gleichzeitig ausgewählt und in einem Arbeitsschritt gelöscht werden.

✅ Verbesserungen

• Aktive Firma jederzeit sichtbar: Die aktuell ausgewählte Firma wird nun dauerhaft in der oberen Leiste angezeigt. Dadurch ist jederzeit ersichtlich, in welchem Firmenkontext Sie gerade arbeiten.

• Leere Ordnerstrukturen vollständig löschen: Leere Ordner einschließlich ihrer Unterordner können jetzt in einem Schritt gelöscht werden. Das einzelne Entfernen jedes Unterordners ist nicht mehr erforderlich.

• Weniger Fehlalarme bei XML-Begleitdateien: Die Duplikaterkennung wurde für XML-Begleitdateien angepasst. Dadurch erscheinen bei der Rechnungserfassung seltener unberechtigte Hinweise auf mögliche Duplikate.

✨ Highlights

• einfachArchiv unterstützt jetzt die direkte Integration von Microsoft Business Central. Dadurch ist ein direkter Import von Dokumenten aus BC nach einfachArchiv möglich.

✅ Verbesserungen

• Die Ladezeiten im Posteingang wurden verbessert, indem doppelte Einträge schneller erkannt werden.

• Die Zeilenumbrüche in exportierten Metadaten-CSV-Dateien wurden vereinheitlicht, um die Lesbarkeit und Verarbeitung zu verbessern.

• Die API-Antworten (Error Codes) bei API-Konflikten wurden verbessert, um Nutzern klarere Rückmeldungen zu bieten (409 Conflict).

• Benachrichtigungen zur Kontingentüberschreitung wurden erweitert und optimiert.

🐛 Fehlerbehebungen

• Die Verarbeitung von Dokumentenextraktionen wurde so erweitert, dass veraltete Extraktionen automatisch erneut versucht werden.

• Nach einer Netzwerkunterbrechung wird die Anmeldung zuverlässig wiederhergestellt, sodass Nutzer ohne erneutes Einloggen weiterarbeiten können.

• Manuelle CSV-Exporte zeigen jetzt vollständige Dokumentinformationen, sodass Nutzer alle Metadaten zuverlässig einsehen können.

✨ Highlights

• Die neue Funktion „Mögliche Duplikate vorhanden“ weist darauf hin, wenn bereits ein Dokument mit derselben Kombination aus Kontakt (Absender oder Empfänger), Typ und Nummer (z. B. Rechnungsnummer oder Gutschriftnummer) existiert.
• Der Dokumenttyp „Kontoauszüge“ unterstützt jetzt zusätzliche Metadaten: Anfangssaldo und Schlusssaldo. Damit lassen sich zum Beispiel automatisierte Buchhaltungsprozesse zur Kontenprüfung umsetzen.

✅ Verbesserungen

• Bei der einfachArchiv-Rechnungsadresse kann jetzt das Land angegeben werden. Es gibt keine Vorauswahl mehr auf Deutschland. Das ist besonders hilfreich für Kunden aus Österreich und der Schweiz.
• Der Schutz vor unerwünschten Spam-Anmeldungen bei einfachArchiv wurde deutlich verbessert, sodass sich nur echte Nutzer registrieren können.

🐛 Fehlerbehebungen

• Lange Betreffzeilen von importierten E-Mails werden jetzt vollständig erhalten.
• Lange Dateinamen bei der Datenextraktion werden jetzt korrekt verarbeitet.
• Fehlerhafte oder ungewöhnliche Datumsangaben in Dokumenten werden nun sicher erkannt und korrekt verarbeitet.
• Fehler bei der Anzeige von Vorschaubildern wurden behoben.
• Nach dem Hochladen einer neuen Version eines unarchivierten Dokuments bleibt die Archiv-Aktion sichtbar.
• Allgemeine Fehlerbehebungen.

✨ Highlights

• Outlook MSG-Dateien werden jetzt im bestehenden Upload-Prozess wie EML-Dateien mit Anhängen verarbeitet.

• MSG-Dateien lassen sich jetzt direkt im Browser ansehen.

• Nutzer können ihre bevorzugte Zoom-Stufe für PDFs speichern.

🌟 Neu

• Outlook MSG-Dateien können jetzt wie EML-Dateien hochgeladen und verarbeitet werden, inklusive zuverlässiger Extraktion von E-Mail-Anhängen, was die Archivierung unterschiedlicher E-Mail-Formate vereinfacht.

• Die Vorschau von MSG-Dokumenten öffnet sich nun direkt im Browser statt als Download, sodass Nutzer E-Mails bequem inline ansehen können.

• Jeder Nutzer kann seine bevorzugte Zoom-Einstellung für die PDF-Anzeige festlegen, die beim Öffnen von PDFs automatisch angewendet wird und so die tägliche Dokumentenprüfung komfortabler macht.

✨ Highlights

• Ordner und gesamte Ordner-Strukturen lassen sich jetzt einfach duplizieren.

• In der Suche können Nutzer ausgewählte Dokumente direkt per Massenaktion exportieren.

• Erinnerungen unterstützen nun wiederkehrende Intervalle und lassen sich sowohl mit als auch ohne Dokumentzuordnung komfortabel verwalten.

🌟 Neu

• Durch die neue Ordner duplizieren Funktionalität lassen sich Ordner-Vorlagen inklusive Unterordner gezielt kopieren. Platzhalter für Monat und Jahr ermöglichen individuelle Vorlagen, die eigens gewählte Zeiträume umfassen.

• Nutzer können Dokumente in der Suche jetzt direkt in großen Mengen exportieren. Der Dokumenten-Export ist nun auch möglich direkt über Kontakte, Dokumententypen und Tags.

• Erinnerungen unterstützen jetzt wiederkehrende Intervalle (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich) und lassen sich mit oder ohne Dokumentzuordnung komfortabel verwalten.

✅ Verbesserungen

• Im Posteingang sind Duplikate sichtbar und können gezielt ausgewählt werden, wobei beim Massenlöschen immer mindestens ein Duplikat erhalten bleibt.

🐛 Fehlerbehebungen

• Die Synchronisation mit GetMyInvoices verwendet jetzt das korrekte Datumsformat.

• Bei tiefen Ordnerpfaden wurde teils ein verkürzter Pfad angezeigt. Dies wurde behoben, sodass jetzt der vollständige Pfad dargestellt wird.

• Synchronisationen mit dauerhaften Verbindungsfehlern bei Billomat werden nun automatisch deaktiviert und zeigen Grund sowie Zeitpunkt zur schnellen Fehlerbehebung an.

• Die Dokumentenextraktion verarbeitet nun fehlende oder ungültige Datumsangaben sicher (Fallback auf das heutige Datum), sodass Dokumente weiterhin normal geprüft und verarbeitet werden.

• Beim Speichern von Dokumenten werden doppelte Tags nun ignoriert, sodass Nutzer keine Fehler mehr bei mehrfach eingegebenen Tags erhalten.

• In der Kachelansicht ist in seltenen Fällen das Datum des Dokuments in die nächste Zeile gerutscht. Dies wurde jetzt behoben, sodass das Datum in einer Zeile bleibt.

✨ Highlights

• Die Zertifizierung von einfachArchiv ist jetzt auf dem aktuellsten Stand. Geprüft nach GoBD und IDW PS 880 mit der neuesten 2026er Zertifizierung garantiert weiterhin eine rechtssichere Archivierung Ihrer Dokumente.

• Mit dem neuen Feature “Quittungen in E-Mails ignorieren” werden keine PDF-Quittungen mehr in den Posteingang gelegt, sofern in der E-Mail auch eine Rechnungs-PDF existiert. Dies spart Zeit, da ein manuelles Löschen der PDF-Quittung dadurch nicht mehr notwendig ist.

✅ Verbesserungen

• Eine neue Einstellung ermöglicht es Teams, Quittungs-PDFs zu ignorieren, wenn gleichzeitig eine Rechnung im selben E-Mail-Anhang vorhanden ist, um doppelte Dokumente zu vermeiden. Sie können dieses Feature unter “Einstellungen” aktivieren.

• Beim Archivieren mehrerer Dokumente im Posteingang erscheint nun eine Warnmeldung, die auf die Sorgfaltspflicht hinweist und die sich pro Nutzer dauerhaft ausblenden lässt.

• Für elektronische Rechnungen im XML-Format wird im Dokumentenbereich ein Hinweis zur Einhaltung der E-Rechnungsanforderungen angezeigt.

🐛 Fehlerbehebungen

• Es ist jetzt möglich, Verknüpfungen von Dokumenten zu anderen Dokumenten auch dann zu lösen, wenn das Dokument bereits im Papierkorb liegt.

• Fehlende englische Übersetzungen in der Benutzeroberfläche wurden ergänzt, sodass englischsprachige Nutzer nun alle wichtigen Bezeichnungen und Optionen in ihrer Sprache sehen.

✨ Highlights

Neue Massenaktionen

• Dokumente in einen Ordner verschieben (direkt aus dem Posteingang per Mehrfachauswahl)

• Ausgewählte Dokumente exportieren (als ZIP, für Posteingang und Archiv)

Separate Export-Seite mit …

• asynchroner Export-Erstellung (Exports laufen im Hintergrund, ohne dass Sie warten müssen)

• Status-Übersicht (z. B. „in Arbeit“, „fertig“)

• Download-Möglichkeit, sobald der Export fertig ist

• Benachrichtigungen zum Exportstatus

• automatischer Löschung nach 14 Tagen (damit Exporte nicht dauerhaft liegen bleiben)

🌟 Neu

• Im Posteingang gibt es jetzt eine Massenaktion, mit der mehrere Dokumente gleichzeitig in einen Ordner verschoben werden können.

• Für selektierte Dokumente im Posteingang und Archiv wurde eine neue Funktion hinzugefügt, mit der diese gesammelt als ZIP exportiert werden können, inklusive Benachrichtigungen über den Exportstatus.

• Exporte werden jetzt asynchron erzeugt. Eine neue Übersichtsseite zeigt den Status und ermöglicht den Download der Exporte mit automatischer Löschung nach 14 Tagen.

✅ Verbesserungen

• Ein vollständiger Import aller Billomat-Dokumenttypen wurde integriert, inklusive PDF-Import, Zuordnung von Kontakten und Zahlungsinformationen.

• Die Synchronisation mit GetMyInvoices wurde auf die neue API-Version umgestellt, um den Import von Dokumenten weiterhin zuverlässig zu gewährleisten.

🐛 Fehlerbehebungen

• Beim Download von Dokumenten werden Sonderzeichen, wie Gedankenstriche, im Dateinamen bewahrt. Doppelte Leerzeichen im Dateinamen werden zu einem Leerzeichen reduziert.

• Der Login beim einfachArchiv Feedback-Portal (Featurebase Single Sign-On) funktioniert jetzt zuverlässig. Sie können sich mit Ihren einfachArchiv Zugangsdaten direkt im Feedback-Portal anmelden, ohne ein separates Konto zu erstellen.