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Bei vielen Dokumenten im Posteingang würde es die Bearbeitung sehr erleichtern, wenn man die Dokumente nach bereits erkannten Kontakten sortieren oder gruppieren könnte. Denn viele Dokumente der Kontakte sind doch gleichartig und können schneller geprüft werden, wenn Beispielsweise alle Rechnungen vom Lieferant XY hintereinander geprüft oder getaggt werden können, statt mal eine Rechnung, dann eine weitere, etc.

In Review

Option den Posteingang nach Kontakten sortieren

Daniel Bingenheimer

Ich möchte anfragen, ob für eine zukünftige Version die Möglichkeit vorgesehen ist, den Dateinamen beim Export von Dokumenten anhand frei definierbarer Variablen bzw. Platzhalter automatisch aufzubauen.Wünschenswert wäre beispielsweise die Definition eines festen Schemas wie:<code>[Dokumentdatum]_[Dokumentnummer]_[Absender]_[Dokumentart]</code>bzw. die Möglichkeit, aus den im DMS bereits vorhandenen Metadaten individuell ein entsprechendes Benennungsschema zusammenzustellen.Hintergrund ist, dass sich hierdurch beim Export größerer Dokumentenmengen ein einheitliches und systematisches Dateiabbild erzeugen ließe, ohne die Dateinamen anschließend manuell anpassen zu müssen. Gleichzeitig würde dies die Weiterverarbeitung, Archivierung und Zuordnung der exportierten Dokumente erheblich vereinfachen.Ist eine solche Funktion bereits geplant bzw. ist absehbar, ob die standardisierte Dateibenennung über Variablen in naher Zukunft umgesetzt werden soll?

Standardisierte Dateibenennung beim Export mittels Variablen

Mir ist aufgefallen, dass die Suche nach Namen bzw. Dokumentennamen nur funktioniert, wenn man ganze Wörter nutzt. Beispiel: Ich habe eine Rechnung von Mustermann Elektro UG (Sämtliche Metadaten sind befüllt). Wenn ich nun in der Suche nach “Mustermann” suche kommt solange KEIN Ergebnis bis ich “Mustermann” ausgeschrieben hatte. Erst dann zeigte es mir Dokumente von der Firma an. Als nächstes habe ich das gleiche Dokument mit der Rechnungsnummer gesucht. Das Dokument wurde wieder nicht gefunden. Stellte sich heraus, dass die Metadaten für die Rechnungsnummer falsch befüllt waren, die Rechnungsnummer im Dokument selbst jedoch “markierbar” war und somit auch für die Maschine lesbar gewesen wäre. Es deutet also daraufhin, dass die Suche AUSSCHLIEßLICH nach Metadaten sucht und nicht INNERHALB von Dokumenten sucht. Da ich aber hauptsächlich Stichwortsuche nutze, wäre es sehr wünschenswert wenn auch nach unvollständigen Wörtern innerhalb des Dokuments gesucht werden würde.

Suche Verbessern

Stefan

Eine Summary / Digest Benachrichtigung per E-Mail oder weiteren Channels.Es könnte hier enthalten sein<ul><li>Anzahl bearbeiteter Dokumente im Rhythmus</li><li>Anzahl unbearbeiteter Dokumente im Posteingang</li><li>Offene Tasks</li></ul>Es sollte konfigurierbar sein, ob und auf welchen Channels (E-Mail, Slack, …) eine solche Summary geteilt werden soll.

Summary / Digest Benachrichtigung

Nils Koppelmann

Erweiterte Benachrichtigungsmöglichkeiten z.B. konkret, wenn ein neues Dokument hochgeladen wurde (oder per E-Mail eingereicht wurde). Im speziellen wäre ein Möglichkeit via Slack benachrichtigt zu werden hilfreich.Informationen in der Slack Message:<ol><li>Name des Archivs</li><li>Name des Dokuments</li><li>Link zum Dokument</li></ol>Weiter denkbar wären auch Slack Benachrichtigungen, wenn etwa eine Aufgabe fällig wird zusätzlich oder getrennt von den E-Mail Benachrichtigungen.Es sollte die Möglichkeit geben pro Notification Channel einzustellen, welche Benachrichtigungen konkret angekommen.

Slack Benachrichtigung

Eine Thematik, die ich regelmäßig habe ist, dass ich mir wünsche innerhalb der Platform mehr zu automatisieren, also Schritte, die ich in einer einheitlichen und logischen Abfolge nacheinander jeweils durchführe. Beispiel: in meinem Setup unterscheide ich zwischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen und verschiebe diese jeweils in entsprechende Ordner. Ein Workflow könnte etwa so aussehen, dass ich für eingehende Dokumente definieren kann, dass wenn der Typ Rechnung und die Richtung eingehend ist, das Dokument automatisch im Ordner "Rechnungen - Eingang” landet bzw. dies so vor dem Archivieren vorbelegt wird. Denkbar sind ebenfalls andere Workflows, so etwa die Zuweisung von Tags oder Erstellung von Erinnerungen, sofern es sich z.B. um eine noch zu zahlende Rechnung handelt.Es müsste also in einem Workflow jeweils einen Trigger bzw. Voraussetzungen geben, die sobald erfüllt zur Durchführung der nachfolgenden Schritte führen.

Feature: Workflows

In der Dokumentenansicht der Inbox wäre es sinnvoll, wenn man entweder mit einem Pfeil-Button "&gt;" zum nächsten Dokument der Inbox springen könnte oder wenn die App automatisch zum nächsten Dokument geht, nachdem man auf Archivieren geklickt hat. Gerade wenn man mehrere Dokumente hoch geladen hat und dann bearbeitet, nervt es etwas, erst wieder zurück in die Inbox gehen zu müssen.

Completed

Nach Archivierung direkt zum nächsten Dokument im Posteingang springen

Philip Günther

Es wäre sinnvoll, wenn man in der Tabellenansicht auf eine Zeile (auf den Background, nicht den Dateinamen selbst) klicken könnte und sich dann rechts ein Vorschaubereich öffnet in dem die komplette Datei sichtbar ist. So könnte man in einer Liste von Suchergebnissen schneller die gesuchte Datei finden wenn mehrere Ergebnisse auf den Suchbegriff passen.<img data-width="100%" data-align="left" data-featurebase-content-key="67695473593798a7e21aa53a/post/67fc4cb164558d50177950f0/0196318b-1da4-73e4-9e04-2bdd16d54188/b64u-Q2xlYW5TaG90IDExMEAyeC5wbmc.png" data-featurebase-content-filename="CleanShot 110@2x.png" src="https://67695473593798a7e21aa53a.featurebase-attachments.com/c/post/67fc4cb164558d50177950f0/0196318b-1da4-73e4-9e04-2bdd16d54188/b64u-Q2xlYW5TaG90IDExMEAyeC5wbmc.png?X-Amz-Expires=3600&amp;X-Amz-Date=20260922T150000Z&amp;X-Amz-Algorithm=AWS4-HMAC-SHA256&amp;X-Amz-Credential=DO801TYC4FCVNNEKURKM%2F20260922%2Ffra1%2Fs3%2Faws4_request&amp;X-Amz-SignedHeaders=host&amp;X-Amz-Signature=d16f731614efa5b47fcf052eb349564cc3c97a41044e5ad55cca26e425ec12b5">

Vorschau eines Dokuments

Wenn im Eingang mehrere Dokumente einzeln an der Mail hängen, aber als Gesamt-Datei archiviert werden soll, wäre super “Belege zusammenführen”

Dokumente zusammenführen

Sebastian Springer

Drag&amp;Drop Funktionalität im Posteingang hinzufügen, damit man Dateien vom Computer reindroppen kann.

Drag&Drop im Posteingang

Nach der Archivierung wird es möglich sein, innerhalb einer bestimmten Frist die Sperrfrist noch zu ändern oder ganz aufzuheben – beispielsweise, wenn versehentlich ein Dokument mit Sperrfrist versehen wurde.

Anpassung der Sperrfrist in einem definierten Zeitfenster

Mir fehlt die Möglichkeit ein Dokument einfach per email an Externe Dienstleister zu versenden (also nicht per Link). Bestensfalls geht bei der AKtion das lokale Email Programm auf und das gewünschte Dokument wird als Anhang angehängt.Praxisbeispiel: Übergabe einer bereits im Einfacharchiv erfassten Rechnung an meine Online Buchhaltungssoftware (Sevdesk), um es dort zu verbuchen.

Einfacher Versand per email

Martin Wahler

Ich würde es super finden, wenn ich nach der Auswahl mehrerer Dokumente, diese über die unten auftauchende Leiste miteinandern verküpfen könnte.

Stapel erstellen

Torsten Piotrowski

Mir passiert es nun fast täglich, dass ich nicht realisiere, dass ich im falschen Unternehmens-Profil bin, und Dokumente in das falsch hochlade. Es wäre gut, wenn oben rechts nicht nur der Nutzer, sondern auch das Unternehmen angezeigt wird, z.B. unter dem Nutzernamen.

Aktives Unternehmen anzeigen

Daniel Bischoff

Ich hatte gestern eine doofe Situation: Ich wollte die Template-Funktion testen und habe mit ihr (für ein neues Unternehmen) die komplette Ordner-Struktur erstellt. Danach ist mir eingefallen, dass ich sie eigentlich gerne anders hätte. Dieser Prozess dauert nun 30-60 Minuten, weil ich jeden Ordner einzeln löschen muss …Kurzum: Es wäre toll, wenn man Ordner mit beliebig vielen Unterordnern mit einem Klick löschen könnte, wenn sie keine Dateien, nur Ordner enthalten.

Leere Ordnerstrukturen löschen

Hi,ich fände es cool wenn das System erkennt “Hey du hast fortlaufend jeden Monat eine Rechnung von Firma X. Aber jetzt fehlt für monat Z was. Ist es gekündigt oder vergessen?”

Erkennung fehlende Belege / Dokumente

Stefan Wisnewski

Help Center

Verbessert

Behoben

einfacharchiv

Planned

Rejected

Hohe Priorität

Niedrige Priorität

einfachArchiv<a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" class="link" href="mailto:support@einfacharchiv.com">support@einfacharchiv.com</a><a target="_blank" rel="noopener noreferrer nofollow" class="link" href="http://www.einfacharchiv.com">www.einfacharchiv.com</a>CODE Technology GmbHBurgunderweg 4/1 · 74388 TalheimGeschäftsführer: Philip GüntherAmtsgericht Stuttgart, HRB 750618USt-IdNr.: DE297932344